Rehvihooja järjekord:kuidas broneerida aegu ilma telefonita

Hästi seadistatud veebikalender vähendab telefonikõnesid ning aitab hoida töökoja päevaplaani tegeliku töövõime piires. Rehvivahetuse broneerimine võimaldab kliendil valida sobiva vaba aja ka siis kui teenindaja ei saa telefonile vastata. Telefon jääb vajalikuks keerukamate tööde ja erandite jaoks, kuid tavapärased ajad saab kinnitada ilma kõneta.

Miks järjekord hooajal kasvab

Rehvihooaeg algab paljude töökodade jaoks oktoobris ning nõudlus võib kasvada lühikese aja jooksul. Telefonikõned saabuvad samal ajal kui teenindajad võtavad autosid vastu ja tehnikud teevad tööd. Kui kõnele kohe vastata ei saa, proovib klient hiljem uuesti või valib teise töökoja. Veebis nähtav kalender annab talle võimaluse valida aeg ka õhtul või nädalavahetusel.

Rehvitöökoja järjekord muutub keeruliseks siis kui broneeringuid märgitakse eri kohtadesse. Osa aegadest võib olla telefonis, osa märkmikus ning osa ettevõtte üldkalendris. Sellise korralduse puhul võib sama aeg jääda kogemata kahele kliendile või ununeb mõni kokkulepe kalendrisse lisada. Pikk ooteaeg tekib ka siis kui ühe tunni sisse lubatakse rohkem autosid kui tehnikud ja seadmed teenindada jõuavad.

Veebibroneering lahendab selle osa tööst, mida saab ette kindlate reeglite järgi korraldada. Süsteem näitab ainult neid aegu, mille töökoja juht on vabaks määranud. Klient saab aja ise valida ning broneering jõuab kohe kalendrisse. Nii väheneb vajadus telefoni teel sobivaid kellaaegu järjest läbi arutada.

Ajad ja tegelik töövõime

Tavalisest kalendrist ei pruugi rehvitöökoja jaoks piisata, sest süsteem peab arvestama tehnikute arvu ning töökohtade ja seadmete saadavust. Nelja vaba tehniku olemasolu ei tähenda automaatselt nelja samaaegset rehvivahetust. Töökoja läbilaskevõimet võivad piirata tõstukid, tasakaalustuspingid või muud seadmed.

Teenuse kestus loeb

Teenuse kestus tuleb määrata tööliigi järgi. Sõiduauto rehvi vahetamine ja suurema sõiduki rehvitöö võivad vajada erinevat aega. Samuti võib erineda rataste hoiust välja toomise või lisatööde kestus. Kui kõik teenused saavad kalendris sama pika aja, tekivad päeva sisse liiga lühikesed või põhjendamatult pikad vahed.

• Iga teenus saab oma kestuse ning vajaduse korral ka puhvri.
• Vabade aegade arv arvestab tööl olevate tehnikutega.
• Broneering seotakse vajaliku töökoha või seadmega.
• Kalender uueneb kohe pärast aja kinnitamist.

Kohe uuenev kalender on oluline, sest sama aeg ei tohi jääda järgmisele kliendile nähtavaks. Ettevõtte kalendriga seotud broneerimissüsteem aitab hoida veebis nähtavad ajad ja töökoja päevaplaani ühes kohas. Süsteemi täpne seadistus sõltub töökoja töökorraldusest ning pakutavatest teenustest.

Tööks vajalikud andmed

Broneerimisvorm peaks küsima ainult neid andmeid, mida on töö ettevalmistamiseks või kliendiga ühenduse võtmiseks vaja. Liiga pikk vorm võib kliendi loobuma panna. Liiga lühike vorm tähendab aga seda, et teenindaja peab puuduvad andmed hiljem telefoni või e-posti teel üle küsima.

Rehvivahetus aja broneerimine ei pea eeldama kasutajakonto loomist. Tavaliselt piisab kontaktandmetest ning sõiduki ja soovitud töö kohta käivast infost. Konto võib olla kasulik püsikliendile, kuid ühe broneeringu tegemiseks tekitab see lisasammu.

• Kliendi nimi ning telefoninumber või e-posti aadress.
• Auto registreerimisnumber ja vajaduse korral sõiduki tüüp.
• Soovitud teenus ning sobiv kuupäev ja kellaaeg.
• Rehvide asukoht ehk kas need on töökoja hoiul või kliendi käes.
• Lisainfo, mis võib mõjutada töö kestust või vajalikke seadmeid.

Vormi väljad pannakse paika töökoja tegeliku töö järgi. Kui hoiust väljastatavad rehvid tuleb enne kliendi saabumist valmis tuua, annab vorm selleks vajaliku info. Kui mõne töö hinda või kestust ei saa ette määrata, võib süsteem suunata kliendi päringut saatma. Sellisel juhul saab teenindaja asjaolud enne aja kinnitamist üle täpsustada.

Kinnitused vähendavad kõnesid

Pärast broneeringut saadetud automaatne kinnitus annab kliendile kirjaliku ülevaate. Kinnituses saavad olla töökoja aadress, valitud teenus ning kuupäev ja kellaaeg. Klient ei pea hiljem helistama, et aega kontrollida või asukohta üle küsida. Kinnitus aitab ka teenindajal vaidluse korral näha, milline info kliendile saadeti.

Muutmine ja tühistamine

Meeldetuletus aitab kliendil broneeritud aega meeles pidada. Sõnumisse saab lisada lingi, mille kaudu saab aega muuta või tühistada. Kui klient loobub piisavalt vara, jõuab vabanenud aeg uuesti veebikalendrisse ning teine klient saab selle valida. Teenindaja ei pea muudatust telefoni teel vastu võtma ja käsitsi kalendrisse sisestama.

Automaatika ei tähenda, et telefoniteenindus kaob. Klient võib vajada nõu näiteks kahjustatud rehvi või ebatavalise mõõdu puhul. Telefon jääb selliste olukordade jaoks alles, kuid tavapärase autoteeninduse aegade broneerimise saab suunata veebilehele. Nii kulub teenindajal vähem aega kellaaegade pakkumisele ning rohkem aega klientide ja töökoja korraldusega tegelemisele.

Kontroll enne oktoobrit

Broneerimissüsteem tasub enne hooaja algust läbi proovida. Testbroneering näitab, kas klient näeb õigeid teenuseid ning kas kalender arvestab tööaegade ja vabade kohtadega. Samuti saab kontrollida, kas kinnitus jõuab kohale ning kas muutmise või tühistamise link töötab. Kontrolli käigus selgub ka see, millise infoga broneering ettevõtte kalendrisse jõuab.

Enne oktoobrit tuleb üle vaadata tehnikute graafik ning seadmete kasutus. Puhkepäevad, koolitused ja lühemad tööpäevad peavad olema kalendris suletud. Kui rehvihooajal lisandub ajutine tehnik või töökoht, saab selle perioodi vabade aegade arvu eraldi suurendada. Töövõime vähendamisel tuleb vabu aegu samuti piirata, et kliendid ei saabuks samal ajal.

Broneerimissüsteemi saab siduda kodulehe ning ettevõtte kalendri ja kliendihaldusega. Sobiv lahendus sõltub olemasolevast veebilehest ja töökorraldusest. DigiOP-i broneerimissüsteem maksab 19 € kuus + km. Teenuse sisu ja muud veebilahendused leiad lehelt hinnad.

Kui soovid enne rehvihooaega üle vaadata, kuidas veebibroneering sinu töökojas toimida võiks, kirjuta meile lehel kontakt ja tasuta audit.