E-arve kohustus 2027: mida väikeettevõtja peaks juba täna tegema

E-arve kohustus tundub paljudele väikeettevõtjatele kauge 2027. aasta teemana. Tegelikult võib see jõuda sinuni palju varem, sest raamatupidamise seaduse muudatuse järgi saab ostja, kes on end äriregistris e-arve saajaks märkinud, nõuda müüjalt e-arvet juba praegu. Ühe suurema kliendi nõue toob kohustuse ka üheinimesefirmasse. Hea uudis on see, et üleminek ei ole enamasti kallis IT-projekt. Suurem osa väikeettevõtjaid saab asja korda olemasoleva raamatupidamisprogrammi ja ühe operaatorilepinguga. Selles artiklis vaatame, mis e-arve päriselt on, keda kohustus puudutab ja mida tasub seadistada juba sel kuul.

Mis on päriselt e-arve

E-arve on masinloetav andmefail, mille ostja raamatupidamisprogramm loeb sisse ilma inimese abita. PDF on inimesele mõeldud pilt arvest. Raamatupidaja peab PDF-ilt numbrid käsitsi programmi sisestama või laskma tarkvaral neid pildilt ära tunda. E-arve puhul liiguvad summad, kuupäevad ja arveread otse ühest programmist teise ning vigade oht on väiksem. Siit tuleb ka kõige levinum eksiarvamus. Paljud ettevõtjad arvavad, et PDF e-kirjas ongi e-arve. Ei ole. PDF on pilt, e-arve on andmestik. Kui klient küsib sinult e-arvet, siis ilusam PDF ega parem e-kiri teda ei aita. Ta ootab faili, mille tema programm loeb sisse ilma inimese sekkumiseta. Tehniliselt liigub e-arve kas Peppoli võrgu või operaatori kaudu. Aluseks on Euroopa e-arve standard ja Eesti e-arve kirjeldus, kuid sina ettevõtjana ei pea standardi sisusse süvenema. Sinu programm või operaator vormistab arve ise õigesse formaati. Lisaks jääb e-arve saatmise ja kättesaamise kohta jälg. See vähendab vaidlusi selle üle, kas arve jõudis kohale või mitte.

Keda e-arve kohustus puudutab

Eestis on avalikule sektorile arve esitamisel e-arve nõue kehtinud juba aastaid. Riigiasutusele paberarvet või PDF-i saata ei saa. Raamatupidamise seaduse muudatus laiendas sama loogikat eraettevõtete vahele. Ostja, kes on end äriregistris e-arve saajaks märkinud, saab nõuda müüjalt e-arvet ja müüja on kohustatud selle väljastama. Äriregistris on selle kohta eraldi märge ja iga ettevõte saab oma märget ise muuta. Siit tuleb oluline järeldus. Kohustus ei sõltu sinu ettevõtte suurusest. See tekib suhtest ostjaga. Ühe kliendi nõue toob e-arve ka üheinimesefirmasse, kes saadab kuus viis arvet. Soomes kehtib sarnane loogika. Avaliku sektori arved liiguvad e-arvena ja ostja saab e-arvet nõuda ka ettevõtete vahelises äris. Kui su kliendid on Soomes, tasub eeldada, et küsimus e-arve kohta jõuab sinuni pigem varem. Euroopa Liidu ViDA pakett liigub suunas, kus piiriülestel tehingutel muutub e-arve ja digiaruandlus kohustuslikuks käesoleva kümnendi lõpuks. Liikmesriigid võivad siseriikliku kohustuse kehtestada varem. Seega on 2027 pigem hiliseim tähtaeg, mitte esimene kuupäev, millest alates teema sind puudutab.

Kolm viisi e-arvete saatmiseks

Väikeettevõtjal on kolm mõistlikku teed, kuidas saata e-arveid. Kõik kolm sobivad väikese arvete mahu juurde ja ükski neist ei nõua uue tarkvara ostmist.

• olemasolev raamatupidamisprogramm, millele lülitad sisse e-arve võimaluse
• operaatori teenus, mis ühendab su programmi e-arvete võrguga
• operaatori või äriregistri veebiliides, kus koostad arve käsitsi

Programm koos operaatoriga

Enamikus Eesti ja Soome pilveraamatupidamisprogrammides on e-arve saatmine juba sees või lisatav eraldi mooduliga. Uut süsteemi ei pea enamasti ostma. Tavaliselt käib asi nii, et sõlmid operaatoriga lepingu, sisestad programmi seadistustesse vajalikud andmed ja edaspidi valid arve saatmisel PDF-i asemel e-arve. Kogu tehniline pool jääb programmi ja operaatori vahele. Sinu töövoog muutub vähe, sest arve koostad täpselt samamoodi nagu varem.

Veebiliides ilma programmita

Kui sul raamatupidamisprogrammi ei ole, saad e-arveid koostada ja saata operaatori enda veebiliidesest või äriregistri teenuse kaudu. Sisestad arve andmed vormi ja süsteem vormistab need õigesse formaati. Väikese arvete mahu juures on see täiesti töötav lahendus. Kui arveid tekib kuus rohkem kui paarkümmend, muutub käsitsi sisestamine tülikaks ja siis tasub kaaluda programmi kasutuselevõttu.

Mis e-arvete saatmine maksab

Operaatorid müüvad tavaliselt mudelit, kus on kuutasu ja lisaks tükihind iga saadetud arve eest. Täpne hind sõltub paketist, arvete mahust ja sellest, kas vajad ainult saatmist või ka vastuvõtmist. Väikese mahu juures jääb kulu kuus enamasti väikeseks, kuid konkreetse numbri saad alles pakkumisest, sest hinnad erinevad operaatorite lõikes. Enne lepingu sõlmimist tasub küsida mõned pakkumised kõrvuti ja vaadata, mis on pakkumisest puudu. Mõni operaator küsib eraldi tasu liidestuse avamise eest, mõni arvestab kuutasu sisse teatud arvu arveid. Võrrelda tasub aastast kogukulu, mitte ainult kuutasu. Kaudne võit on samuti olemas. E-arve vähendab käsitsi sisestamist, kirjavigu ja vaidlusi arve kohalejõudmise üle. Kui su raamatupidaja arveldab tundide järgi, võib väiksem käsitöö maht vähendada ka raamatupidamise arvet. Seda võitu on raske ette täpselt mõõta, kuid arvete töötlemise aega on lihtne enne ja pärast üleminekut üle lugeda.

Mida seadistada juba täna

Ülemineku saab jagada väikesteks sammudeks, mis mahuvad ära ühte kuusse. Ükski neist ei nõua eraldi IT-projekti ega suurt eelarvet.

• äriregistri märke kontroll nii oma ettevõtte kui ka suuremate klientide kohta
• oma raamatupidamisprogrammi seadete ülevaatamine, sest e-arve saatmine võib seal juba olemas olla
• paari operaatori pakkumise küsimine ja aastase kogukulu võrdlemine
• ühe proovi e-arve saatmine sõbralikule kliendile või partnerile
• raamatupidajaga kokkuleppimine, kuidas e-arved edaspidi liiguvad

Kõige tähtsam samm on esimene proovisaatmine, sest see toob seadistuse vead välja enne kui päris klient neid näeb. Kui esimene e-arve jõuab kohale on ülejäänu juba rutiin. Kui mõni samm jääb toppama on see enamasti märk sellest, et programmi pakett vajab uuendamist või operaatori valik täpsustamist. Nii ei pea sa 2027. aastal midagi kiirustades tegema ega kliendi nõude peale äkki lahendust otsima. Kohustus jõuab kohale ja sina oled selleks ajaks valmis.

Kui soovid enne otsustamist teist silmapaari, siis meie hinnad on avalikult kirjas ja lehel kontakt ja tasuta audit saad meile kirjutada. Vaatame koos üle, kus sinu arveldus praegu on ning milline on lihtsaim tee e-arveteni.