Verkkolaskupakko 2027: mitä pienyrittäjän kannattaa tehdä jo tänään

Verkkolaskuvelvoite tuntuu monelle pienyrittäjälle kaukaiselta vuoden 2027 asialta. Käytännössä se voi tulla vastaan paljon aiemmin, sillä laki elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta antaa ostajalle oikeuden pyytää verkkolaskua jo nyt, ja myyjän on se toimitettava. Yhden isomman asiakkaan pyyntö tuo velvoitteen myös yhden hengen yritykseen. Hyvä uutinen on se, ettei siirtymä ole useimmiten kallis IT-projekti. Suurin osa pienyrittäjistä saa asian kuntoon nykyisellä taloushallinnon ohjelmalla ja yhdellä operaattorisopimuksella. Tässä artikkelissa käymme läpi, mikä verkkolasku oikeasti on, ketä velvoite koskee ja mitä kannattaa säätää kuntoon jo tämän kuun aikana.

Mikä verkkolasku oikeasti on

Verkkolasku on koneellisesti luettava tietoaineisto, jonka ostajan ohjelma lukee sisään ilman ihmisen apua. PDF on ihmiselle tarkoitettu kuva laskusta. Kirjanpitäjän on syötettävä PDF:n luvut käsin ohjelmaan tai annettava ohjelmiston tunnistaa ne kuvasta. Verkkolaskussa summat, päivämäärät ja laskurivit siirtyvät suoraan ohjelmasta toiseen, ja virheiden riski on pienempi. Tästä syntyy myös yleisin väärinkäsitys. Monet yrittäjät ajattelevat, että sähköpostin liitteenä oleva PDF on verkkolasku. Ei ole. PDF on kuva, verkkolasku on tietoaineisto. Jos asiakas pyytää sinulta verkkolaskua, ei kauniimpi PDF eikä parempi sähköposti auta häntä. Hän odottaa tiedostoa, jonka hänen ohjelmansa lukee sisään ilman ihmisen väliintuloa. Teknisesti verkkolasku liikkuu Peppol-verkon tai operaattorin kautta. Pohjana on eurooppalainen verkkolaskustandardi ja Suomessa käytetyt laskuformaatit, mutta sinun ei yrittäjänä tarvitse perehtyä standardin sisältöön. Ohjelmasi tai operaattorisi muodostaa laskun oikeaan muotoon. Lisäksi verkkolaskun lähettämisestä ja vastaanottamisesta jää jälki. Se vähentää kiistoja siitä, saapuiko lasku perille vai ei.

Ketä verkkolaskuvelvoite koskee

Suomessa julkiselle sektorille laskuttaminen on edellyttänyt verkkolaskua jo vuosia. Valtion virastolle tai kunnalle ei voi lähettää paperilaskua eikä PDF:ää. Laki laajensi saman logiikan yritysten välille. Ostaja, joka pyytää myyjältä verkkolaskua eurooppalaisen standardin mukaisessa muodossa, on oikeutettu saamaan sen, ja myyjän on lasku toimitettava. Verkkolaskuosoite ilmoitetaan verkkolaskuosoitteistoon tai operaattorille, ja jokainen yritys hallinnoi omia tietojaan itse. Tästä seuraa tärkeä johtopäätös. Velvoite ei riipu yrityksesi koosta. Se syntyy suhteesta ostajaan. Yhden asiakkaan pyyntö tuo verkkolaskun myös yhden hengen yritykseen, joka lähettää viisi laskua kuussa. Sama logiikka on voimassa muissa Pohjoismaissa ja Baltiassa. Julkisen sektorin laskut liikkuvat verkkolaskuina ja ostaja voi pyytää verkkolaskua myös yritysten välisessä kaupassa. Jos asiakkaasi ovat Virossa tai Ruotsissa, kannattaa olettaa, että kysymys verkkolaskusta tulee vastaan pikemminkin aiemmin kuin myöhemmin. Euroopan unionin ViDA-paketti vie kehitystä suuntaan, jossa verkkolasku ja digitaalinen raportointi tulevat rajat ylittävissä liiketoimissa pakollisiksi tämän vuosikymmenen loppuun mennessä. Jäsenvaltiot voivat säätää kansallisen velvoitteen aiemmin. Vuosi 2027 on siis pikemminkin viimeinen takaraja kuin ensimmäinen päivämäärä, josta lähtien aihe koskee sinua.

Kolme tapaa lähettää verkkolaskuja

Pienyrittäjällä on kolme järkevää tapaa lähettää verkkolaskuja. Kaikki kolme sopivat pienelle laskumäärälle, eikä yksikään niistä vaadi uuden ohjelmiston ostamista.

• nykyinen taloushallinnon ohjelma, josta kytket verkkolaskutuksen päälle
• operaattorin palvelu, joka yhdistää ohjelmasi verkkolaskuverkkoon
• operaattorin tai palveluntarjoajan selainkäyttöliittymä, jossa teet laskun käsin

Ohjelma yhdessä operaattorin kanssa

Useimmissa Suomessa käytetyissä pilvipohjaisissa taloushallinnon ohjelmissa verkkolaskun lähetys on jo mukana tai lisättävissä erillisellä moduulilla. Uutta järjestelmää ei yleensä tarvitse ostaa. Tavallisesti homma menee näin, että teet operaattorin kanssa sopimuksen, syötät ohjelman asetuksiin tarvittavat tiedot ja jatkossa valitset laskun lähetyksessä PDF:n sijaan verkkolaskun. Koko tekninen puoli jää ohjelman ja operaattorin väliin. Oma työvaiheesi muuttuu vähän, koska laadit laskun täsmälleen samalla tavalla kuin ennenkin.

Selainkäyttöliittymä ilman ohjelmaa

Jos sinulla ei ole taloushallinnon ohjelmaa, voit laatia ja lähettää verkkolaskuja operaattorin omassa selainpalvelussa. Syötät laskun tiedot lomakkeelle ja järjestelmä muodostaa ne oikeaan muotoon. Pienellä laskumäärällä tämä on täysin toimiva ratkaisu. Jos laskuja kertyy kuussa yli parikymmentä, käsin syöttäminen muuttuu työlääksi ja silloin kannattaa harkita ohjelman käyttöönottoa.

Mitä verkkolaskujen lähettäminen maksaa

Operaattorit myyvät yleensä mallia, jossa on kuukausimaksu ja lisäksi kappalehinta jokaisesta lähetetystä laskusta. Tarkka hinta riippuu paketista, laskumäärästä ja siitä, tarvitsetko vain lähetyksen vai myös vastaanoton. Pienellä volyymilla kuukausikustannus jää useimmiten pieneksi, mutta konkreettisen luvun saat vasta tarjouksesta, koska hinnat vaihtelevat operaattoreittain. Ennen sopimuksen tekemistä kannattaa pyytää muutama tarjous rinnakkain ja katsoa, mitä tarjouksesta puuttuu. Yksi operaattori veloittaa erikseen liittymän avaamisesta, toinen laskee kuukausimaksuun mukaan tietyn määrän laskuja. Vertailla kannattaa vuoden kokonaiskustannusta, ei pelkkää kuukausimaksua. Myös välillinen hyöty on olemassa. Verkkolasku vähentää käsin syöttämistä, kirjoitusvirheitä ja kiistoja laskun perille menosta. Jos kirjanpitäjäsi laskuttaa tuntien perusteella, pienempi käsityön määrä voi pienentää myös kirjanpidon laskua. Tätä hyötyä on vaikea mitata etukäteen tarkasti, mutta laskujen käsittelyyn kuluvan ajan voi helposti laskea ennen siirtymää ja sen jälkeen.

Mitä kannattaa laittaa kuntoon jo tänään

Siirtymän voi jakaa pieniin askeliin, jotka mahtuvat yhteen kuukauteen. Yksikään niistä ei vaadi erillistä IT-projektia eikä isoa budjettia.

• oman verkkolaskuosoitteen tarkistaminen ja isompien asiakkaiden verkkolaskutietojen selvittäminen
• oman taloushallinnon ohjelman asetusten läpikäynti, sillä verkkolaskun lähetys voi olla siellä jo valmiina
• parin operaattorin tarjouksen pyytäminen ja vuoden kokonaiskustannuksen vertailu
• yhden koeverkkolaskun lähettäminen tutulle asiakkaalle tai kumppanille
• kirjanpitäjän kanssa sopiminen siitä, miten verkkolaskut jatkossa liikkuvat

Tärkein askel on ensimmäinen koelähetys, koska se tuo asetusten virheet esiin ennen kuin oikea asiakas näkee ne. Kun ensimmäinen verkkolasku menee perille, loppu on jo rutiinia. Jos jokin askel jää jumiin, se on useimmiten merkki siitä, että ohjelman paketti kaipaa päivitystä tai operaattorin valinta tarkennusta. Näin sinun ei tarvitse vuonna 2027 tehdä mitään kiireellä eikä etsiä ratkaisua äkillisesti asiakkaan pyynnön jälkeen. Velvoite tulee vastaan ja sinä olet siihen aikaan valmis.

Jos haluat ennen päätöstä toiset silmät asiaan, meidän hinnat ovat julkisesti näkyvillä ja sivulla yhteystiedot ja maksuton auditointi voit kirjoittaa meille. Katsotaan yhdessä läpi, missä laskutuksesi on nyt ja mikä on yksinkertaisin tie verkkolaskuihin.