Ilusalongi broneerimissüsteem: meistrite kalendrid ühes vaates ja lõpp topeltbroneeringutele

Ilusalongi broneerimissüsteem ei ole ainult vorm kodulehel. See on koht, kus kõigi meistrite kalendrid elavad koos ja igal hetkel on näha, milline tool on vaba. Kui salongis töötab kaks kuni kümme meistrit ja broneeringud tulevad korraga Instagramist, telefonist ja lehe vormist, tekivad topeltbroneeringud varem või hiljem. Selles artiklis vaatame, kust need tegelikult tulevad ja kuidas ühine kalender need lõpetab.

Kust topeltbroneering tegelikult tuleb

Topeltbroneering ei ole tavaliselt inimlik eksitus. See on tagajärg sellest, et iga meistri kalender on eraldi kohas ja keegi ei näe tervikpilti reaalajas. Administraator peab paberkalendrit, üks meister vastab Instagrami sõnumitele ja teine lepib aegu kokku telefonis. Iga kanal töötab omaette ja vabade aegade info jõuab teisteni alles siis kui keegi selle üle küsib.

Tüüpilised olukorrad, kus kaks klienti saabuvad samal ajal:

• Klient kirjutab õhtul Instagramis ja meister lubab aja, aga administraator on sama aja juba telefoni teel ära andnud.
• tegele iga meister oma graafikuga ise ja omanik ei tea, millal tool päriselt vaba on.
• Paberkalender on ühes ruumis ja ühe inimese käes, seega öösel tulnud sooviga ei tee ta midagi.

Sõnumivoog ei ole kalender. Seal ei näe keegi, milline aeg on juba võetud. Iga lubadus põhineb kellegi mälul. Ühine kalendrivaade tähendab, et vaba aja kontroll käib andmebaasist, mitte inimese mälust. Kui aeg on broneeritud, kaob see samal hetkel ka avalikust vaatest ja järgmine klient seda enam ei näe.

Mida ühine kalender sisaldab

Ühest vaatest on kasu ainult siis kui see arvestab salongi päris elu. Meistrid ei tööta ühtemoodi ja teenuste kestus on erinev. Mitme meistri ajakava ühes vaates tähendab, et sama pilti näevad omanik, administraator ja iga meister oma telefonis. Seetõttu peab juuksurisalongi tarkvara laskma seadistada vähemalt kolm asja: töötajad, teenuste kestus ja puhver

Iga meistri oma graafik

Osa meistreid töötab hommikul, osa õhtul ja osa kolm päeva nädalas. Süsteem näitab kliendile ainult neid aegu, mis jäävad konkreetse meistri tööaja sisse. Puhkused, haiguspäevad ja üksikud kinni pandud tunnid blokeerivad ainult selle ühe meistri kalendri, mitte tervet salongi. Kui meistri isiklik Google'i või Apple'i kalender on süsteemiga sünkroonis, siis ei jää ka eraeluline kohustus nähtamatuks.

Teenustel on erinev kestus. Juukselõikus ja keemiline töötlus ei mahu samasse ajaplokki, seega peab süsteem arvestama teenuse pikkust, mitte fikseeritud pooltundi. Meistrite vahel on vaja ka puhvrit koristamiseks ja töövahendite ettevalmistuseks. See käib kas teenuse kestuse sisse või on eraldi seadistus. Kui need reeglid on paigas, siis ei pea keegi enam peast arvutama, kas järgmine klient graafikusse mahub.

Kuidas klient aja valib

Klient tahab tihti konkreetset meistrit. Seetõttu algab broneerimine loogiliselt teenuse ja meistri valikust, mitte kuupäevast. Kui klient valib enne kuupäeva, näeb ta aegu, mis tema lemmikmeistrile ei pruugi üldse sobida. Siis tuleb otsast alustada.

Teenus, meister ja alles siis aeg

Loogiline järjekord on lihtne. Klient valib teenuse, seejärel meistri ja süsteem näitab ainult neid aegu, mis on päriselt vabad. Kui aeg on valitud, saab klient kohe kinnituse ja aeg kaob teiste vaatest. Juuksuri aegade broneerimine muutub nii lihtsamaks kui telefonikõne, sest klient saab seda teha ka pühapäeva õhtul.

Süsteem peab töötama telefonis, sest suur osa broneeringuid tehakse liikvel olles. Meister näeb oma päeva samuti telefonist ja teab hommikul täpselt, mis teda ees ootab. Sama tähtis on see, et administraator saaks telefoni teel tulnud broneeringu käsitsi samasse kalendrisse lisada. Nii on kõik kanalid ühes kohas: lehe vorm, telefon ja ka Instagramist tulnud soov, mille administraator ise sisse kannab. Broneerimissüsteem ei võta administraatori tööd ära. Ära kaob ajavaramine telefonis ja alles jääb töö kliendiga kohapeal.

Meeldetuletused aitavad ära hoida kliendi unustamist.

Topeltbroneering on üks pool murest. Teine pool on klient, kes broneeris aja, aga jättis kohale tulemata. Tühi tool ei too raha ja teenimata jääv tund on kadunud. Kinnitus ja meeldetuletus e-kirja või SMS-iga vähendab kohaletulemata jäämist, sest suur osa unustamisi on päriselt unustamised, mitte pahatahtlikkus.

Mõistlik rütm näeb välja nii: kinnitus kohe pärast broneeringut, meeldetuletus päev enne ja soovi korral veel üks mõni tund enne aega. Meeldetuletuse sõnastus tasub hoida lühike ja selge: aeg, teenus, meister ja aadress. Kui klient saab meeldetuletuses aja ühe klõpsuga tühistada või muuta, vabaneb aeg kalendris kohe ja keegi teine saab selle võtta. See on parem kui vaikselt tulemata jäänud klient.

Kaost kartma ei pea. Kaos tekib siis kui reeglid on seadistamata. Etteteatamisaeg määrab kõige hilisema hetke, mil klient saab veel broneerida või tühistada. Tööaeg ja teenuse kestus hoiavad kalendri korras. Kui reeglid on paigas, teeb süsteem musta töö ise ära ja administraator saab keskenduda kliendile, kes on kohal.

Üleminek ühisele kalendrile samm sammult

Üleminek ei pea olema suur projekt ja käib kiiremini kui esimese hooga tundub. Enne alustamist tasub kokku koguda järgmine info:

• Teenuste nimekiri koos kestuse ja hinnaga.
• Iga meistri tööaeg, puhkused ja juba kokku lepitud ajad.
• Puhvrid teenuste vahel ja etteteatamisaeg.
• Otsus, kes lisab telefoni teel tulnud broneeringud kalendrisse.

Seejärel tasub olemasolevad broneeringud süsteemi kanda ja mõni päev paralleelselt vana kalendriga võrrelda. Kui pilt klapib, saab paberkalendri riiulile panna. Kõige rohkem küsimusi tekitab tavaliselt rendipõhine salong, kus iga meister ajab oma graafikut ise. Ka seal töötab ühine vaade hästi: iga meister haldab oma tööaega ise ja omanik näeb tervikpilti kellegi käest üle küsimata. Vaidlused selle üle, kelle klient enne tuli, lõpevad, sest süsteem paneb broneeringud kirja koos kellaajaga ja kahtluse korral on vastus alati olemas. DigiOP-i broneerimissüsteem maksab 19 € kuus + km ja tööaegade ning teenuste seadistamise teeme koos sinuga läbi. Näiteid varasematest lahendustest näed lehel tehtud tööd.

Kui tahad enne otsust näha täpseid numbreid, siis kõik hinnad on avalikult kirjas. Kui soovid arutada, kuidas ühine kalender sinu salongis välja näeks, siis kontakt ja tasuta audit on lihtsaim esimene samm.