Kauneushoitolan ajanvarausjärjestelmä: työntekijöiden kalenterit yhdessä näkymässä ja loppu tuplavarauksille

Kauneushoitolan ajanvarausjärjestelmä ei ole pelkkä lomake verkkosivulla. Se on paikka, jossa kaikkien työntekijöiden kalenterit elävät yhdessä ja jokaisella hetkellä näkyy, mikä tuoli on vapaana. Kun hoitolassa työskentelee kahdesta kymmeneen ammattilaista ja varauksia tulee yhtä aikaa Instagramista, puhelimitse ja sivuston lomakkeelta, tuplavaraukset syntyvät ennemmin tai myöhemmin. Tässä artikkelissa katsotaan, mistä ne oikeasti johtuvat ja miten yhteinen kalenteri lopettaa ne.

Mistä tuplavaraus oikeasti syntyy

Tuplavaraus ei yleensä ole inhimillinen erehdys. Se on seuraus siitä, että jokaisen työntekijän kalenteri on omassa paikassaan eikä kukaan näe kokonaiskuvaa reaaliajassa. Vastaanoton työntekijä pitää paperikalenteria, yksi kampaaja vastaa Instagramin viesteihin ja toinen sopii aikoja puhelimessa. Jokainen kanava toimii omillaan ja tieto vapaista ajoista tavoittaa muut vasta silloin, kun joku sattuu kysymään.

Tyypilliset tilanteet, joissa kaksi asiakasta päätyy saman tuolin ääreen:

• Asiakas kirjoittaa illalla Instagramissa ja työntekijä lupaa ajan, mutta vastaanotto on jo antanut saman ajan puhelimitse.
• Vuokratuolimallissa jokainen ammattilainen hoitaa omaa aikatauluaan eikä yrittäjä tiedä, milloin tuoli on todella vapaa.
• Paperikalenteri on yhdessä huoneessa ja yhden ihmisen käsissä, joten yöllä tulleelle varauspyynnölle ei tapahdu mitään.

Viestivirta ei ole kalenteri. Siitä kukaan ei näe, mikä aika on jo varattu. Jokainen lupaus perustuu jonkun muistiin. Yhteinen kalenterinäkymä tarkoittaa, että vapaan ajan tarkistus tehdään tietokannasta eikä ihmisen muistista. Kun aika on varattu, se katoaa samalla hetkellä myös julkisesta näkymästä eikä seuraava asiakas näe sitä enää.

Mitä yhteinen kalenteri sisältää

Yhdestä näkymästä on hyötyä vain silloin, kun se ottaa huomioon hoitolan oikean arjen. Työntekijät eivät tee samoja tunteja eivätkä palvelut kestä yhtä kauan. Usean ammattilaisen aikataulu yhdessä näkymässä tarkoittaa, että saman kuvan näkevät yrittäjä, vastaanotto ja jokainen työntekijä omasta puhelimestaan. Siksi kampaamo-ohjelmiston pitää antaa asettaa vähintään kolme asiaa: työajat, palveluiden kestot ja puskurit.

Jokaiselle oma työaika

Osa työskentelee aamuisin, osa iltaisin ja osa kolme päivää viikossa. Järjestelmä näyttää asiakkaalle vain ne ajat, jotka osuvat kyseisen ammattilaisen työajan sisään. Lomat, sairauspäivät ja yksittäiset varatut tunnit sulkevat vain tuon yhden kalenterin, eivät koko hoitolaa. Kun työntekijän oma Google tai Apple kalenteri on synkronissa järjestelmän kanssa, myöskään yksityiselämän menot eivät jää näkymättömiin.

Palveluilla on eri kestot. Hiustenleikkaus ja kemiallinen käsittely eivät mahdu samaan aikalohkoon, joten järjestelmän pitää huomioida palvelun pituus eikä kiinteää puolta tuntia. Asiakkaiden väliin tarvitaan myös puskuri siivoamiselle ja välineiden valmisteluun. Se sisällytetään joko palvelun kestoon tai asetetaan erikseen. Kun nämä säännöt ovat kunnossa, kenenkään ei tarvitse enää laskea päässään, mahtuuko seuraava asiakas aikatauluun.

Miten asiakas valitsee ajan

Asiakas haluaa usein tietyn ammattilaisen. Siksi varaaminen alkaa loogisesti palvelun ja tekijän valinnasta, ei päivämäärästä. Jos asiakas valitsee ensin päivän, hän näkee aikoja, jotka eivät välttämättä sovi hänen omalle kampaajalleen. Silloin joudutaan aloittamaan alusta.

Palvelu, tekijä ja vasta sitten aika

Looginen järjestys on yksinkertainen. Asiakas valitsee palvelun, sitten tekijän, ja järjestelmä näyttää vain ne ajat, jotka ovat oikeasti vapaita. Kun aika on valittu, asiakas saa heti vahvistuksen ja aika katoaa muiden näkymästä. Kampaamoajan varaamisesta tulee näin helpompaa kuin puhelinsoitosta, koska asiakas voi tehdä sen myös sunnuntai iltana.

Järjestelmän pitää toimia puhelimessa, koska suuri osa varauksista tehdään liikkeellä ollessa. Työntekijä näkee oman päivänsä samoin puhelimesta ja tietää aamulla tarkalleen, mitä on tulossa. Yhtä tärkeää on, että vastaanotto voi lisätä puhelimitse tulleen varauksen käsin samaan kalenteriin. Näin kaikki kanavat ovat yhdessä paikassa: sivuston lomake, puhelin ja myös Instagramista tullut pyyntö, jonka vastaanotto kirjaa itse. Ajanvarausjärjestelmä ei vie vastaanoton työtä. Pois jää aikojen sopiminen puhelimessa ja jäljelle jää työ asiakkaan kanssa paikan päällä.

Muistutukset vähentävät tyhjiä tuoleja

Tuplavaraus on ongelman toinen puoli. Toinen on asiakas, joka varasi ajan mutta jätti tulematta. Tyhjä tuoli ei tuo rahaa ja ansaitsematta jäänyt tunti on menetetty. Vahvistus ja muistutus sähköpostilla tai tekstiviestillä vähentää saapumatta jäämisiä, koska suuri osa unohduksista on aitoja unohduksia eikä pahantahtoisuutta.

Järkevä rytmi on tällainen: vahvistus heti varauksen jälkeen, muistutus päivää ennen ja halutessa vielä yksi muutama tunti ennen aikaa. Muistutuksen sanamuoto kannattaa pitää lyhyenä ja selkeänä: aika, palvelu, tekijä ja osoite. Jos asiakas voi peruuttaa tai siirtää ajan muistutuksesta yhdellä klikkauksella, aika vapautuu kalenterissa heti ja joku toinen ehtii ottaa sen. Se on parempi kuin hiljaa tulematta jäänyt asiakas.

Kaaosta ei tarvitse pelätä. Kaaos syntyy silloin, kun säännöt ovat asettamatta. Ennakkoilmoitusaika määrää viimeisen hetken, jolloin asiakas voi vielä varata tai peruuttaa. Työaika ja palvelun kesto pitävät kalenterin kunnossa. Kun säännöt ovat kohdallaan, järjestelmä tekee mustan työn itse ja vastaanotto voi keskittyä asiakkaaseen, joka on paikalla.

Siirtyminen yhteiseen kalenteriin askel kerrallaan

Siirtyminen ei ole iso projekti ja se käy nopeammin kuin ensin tuntuu. Ennen aloittamista kannattaa koota seuraavat tiedot:

• Palveluluettelo kestoineen ja hintoineen.
• Jokaisen työntekijän työajat, lomat ja jo sovitut ajat.
• Puskurit palveluiden välissä ja ennakkoilmoitusaika.
• Päätös siitä, kuka lisää puhelimitse tulleet varaukset kalenteriin.

Sen jälkeen kannattaa viedä olemassa olevat varaukset järjestelmään ja verrata muutaman päivän ajan vanhaan kalenteriin rinnakkain. Kun kuva täsmää, paperikalenterin voi laittaa hyllyyn. Eniten kysymyksiä herättää yleensä vuokratuolimalli, jossa jokainen ammattilainen hoitaa omaa aikatauluaan. Sielläkin yhteinen näkymä toimii hyvin: jokainen hallinnoi omaa työaikaansa itse ja yrittäjä näkee kokonaiskuvan kysymättä keneltäkään. Kiistat siitä, kenen asiakas tuli ensin, loppuvat, koska järjestelmä kirjaa varaukset kellonaikoineen ja epäselvässä tilanteessa vastaus on aina olemassa. DigiOP:n ajanvarausjärjestelmä maksaa 19 €/kk + alv ja työaikojen sekä palveluiden asetukset käydään läpi yhdessä kanssasi. Esimerkkejä aiemmista toteutuksista näet sivulla tehdyt työt.

Jos haluat ennen päätöstä nähdä tarkat luvut, kaikki hinnat ovat julkisesti esillä. Jos haluat keskustella siitä, miltä yhteinen kalenteri sinun hoitolassasi näyttäisi, yhteystiedot ja maksuton auditointi ovat helpoin ensimmäinen askel.