Kontaktivormist kliendini: kuidas päring ei jääks kuskile seisma

Kontaktivorm on peaaegu igal kodulehel olemas, aga müügivihjeid kaob kõige rohkem just seal, kus keegi ei vaata. Vorm ise ei ole eesmärk. See on teatepulk, mis peab jõudma kliendi käest sinu postkasti ja sealt edasi inimeseni, kes oskab vastata. Kui teatepulk kukub maha, siis päring lihtsalt kaob ja sina ei saa sellest kunagi teada. Allpool on lahti kirjutatud, mis päringuga pärast nupuvajutust juhtub ja millised kohad tasub rahulikult üle vaadata.

Kuhu päringud tegelikult kaovad

Kõige levinum eksiarvamus on see, et kui vorm näitab teadet kirja teeleminekust, siis kiri ka kohale jõudis. Tegelikult tähendab see teade ainult seda, et koduleht andis kirja serverile üle. Mis edasi juhtub, sõltub sellest, kuidas kiri saadetakse ja kas vastuvõtja postiserver saatjat usaldab. Osa päringuid kaob just selles hallis alas, kus keegi ei näe viga ega saa veateadet.

Teine kadumiskoht on inimeste pool. Kiri jõuab kohale, kuid maandub postkasti, mida keegi parasjagu ei ava. Kolmas koht on vorm ise, mis nõuab liiga palju või ei anna märku, kas saatmine õnnestus. Kõige sagedamini näeb neid olukordi:

• Kiri saadetakse serveri e-posti funktsiooni kaudu ja vastuvõtja server viskab selle vaikselt minema.
• Kiri jõuab kohale, aga satub rämpsposti kausta, kuhu keegi ei vaata.
• Päring läheb ühe töötaja isiklikule aadressile ja too on parasjagu puhkusel.
• Rämpspostikaitse blokeerib päris kliendi, sest turvakontroll jäi lõpuni laadimata.
• Kohustuslik väli, näiteks isikukood, paneb huvilise vormi pooleli jätma.

Ükski neist ei anna sulle märku. Sa lihtsalt näed, et päringuid tuleb vähem kui varem ja arvad, et turg on vaikne.

Vorm, mida jõuab täita

Mida rohkem välju vormis on, seda vähem inimesi selle lõpuni täidab. Kiirustav tõsine huviline on esimene, kes pooleli jätab, sest tal on käsil viie firma võrdlemine korraga. Praktikas piisab kolmest kuni neljast väljast: nimi, kontakt, lühike kirjeldus soovist ja vajadusel asukoht. Ülejäänu saab küsida vastuskirjas kui vestlus on juba käimas.

Telefonis täidetakse vorme väga palju, seetõttu loeb ka see, milline klaviatuur avaneb. Telefoninumbri lahtris peaks tulema numbriklaviatuur ja e-posti lahtris @ märgiga klaviatuur. Pärast saatmist tasub näidata selget kinnitusteadet või eraldi tänulehte, muidu kasutaja ei tea, kas midagi juhtus ja saadab sama päringu kolm korda. Sinna teatesse sobib ka lubadus, mis aja jooksul sa vastad.

Levinud eksiarvamused vormide kohta

• Rohkem välju ei tähenda paremat kvaliteeti, vaid tähendab lihtsalt vähem päringuid.
• Kontaktivorm ei ole ainus kanal, sest osa kliente kirjutab telefoni, WhatsAppi või sotsiaalmeedia kaudu ja need vajavad sama korda.
• Andmete kogumine vajab lühikest selgitust, milleks andmeid kasutatakse ja eraldi nõusolekut siis kui soovid hiljem turunduskirju saata.

Kui su teenus käib aegade kaupa, siis vormi asemel võib sobida broneerimissüsteem hinnaga 19 € kuus + km, sest klient valib aja ise ja päring ei jää üldse vahepeatusse.

Kiri peab kohale jõudma

Tehniline pool on koht, kus enamik kadusid tekib. Kui vormikiri saadetakse serveri lihtsa e-posti funktsiooni kaudu ja saatja domeenil puuduvad SPF, DKIM ning DMARC kirjed, siis vastuvõtja server ei suuda kontrollida, kas kiri on päris. Tulemus on rämpspostikaust või vaikne kustutamine. Need kirjed on ühekordne seadistus domeeni juures ja pärast seda paranevad ka su tavaliste töökirjade kohalejõudmise näitajad.

Kindlam viis on saata vormikirjad autenditud SMTP kaudu või eraldi saatmisteenuse kaudu, mis annab teada kui kiri ei jõudnud kohale. Sama tähtis on päringu koopia salvestamine kodulehe andmebaasi või tabelisse. Siis on päring alles ka juhul kui kiri kaob ja sa näed hiljem täpselt, mis kell keegi kirjutas.

Kolm asja, mis tasub korraga paika panna:

• SPF, DKIM ja DMARC kirjed domeenil, et kirjad ei satuks rämpsposti.
• Automaatne kinnituskiri saatjale, mis vähendab korduspäringuid ja kinnitab, et vorm töötas.
• Ühine postkast, näiteks info aadress, kuhu pääseb mitu inimest, mitte ühe töötaja isiklik aadress.

Kes vastab ja kui kiiresti

Klient küsib sama asja tavaliselt mitmest kohast korraga. Kes vastab esimesena, see saab vestluse endale ja ülejäänud vastavad juba teisena. Seepärast on vastamise kord tähtsam kui vormi kujundus. Kui kokkulepet ei ole, siis eeldab igaüks, et vastab keegi teine.

Vastus ei pea olema kohe valmis pakkumine. Piisab lühikesest kirjast, kus on kinnitus, et päring jõudis kohale, üks täpsustav küsimus ja aeg, millal tuleb sisuline vastus. See hoiab kliendi paigal ka siis kui sul on parasjagu kiire nädal.

Lihtne kokkulepe ilma CRM-ita

Alguses ei ole CRM-i vaja. Piisab kolmest kokkuleppest, mis mahuvad ühele lehele. Esiteks üks ühine postkast, kuhu kõik päringud jõuavad. Teiseks nimeline vastutaja iga tööpäeva kohta ja asendaja puhkuse ajaks. Kolmandaks lihtne nimekiri, kus on kuupäev, kliendi nimi, soov ja seis. Seisuks sobib kolm sõna: vastatud, pakkumine saadetud, lõpetatud. Kui päringuid tuleb rohkem kui paarkümmend kuus, siis on õige aeg mõelda päris süsteemi peale. Enne seda teeb tabel sama töö ilma kuutasuta.

Kuidas kontrollida oma vormi täna

Vormi töökorras olekut saab kontrollida umbes veerand tunniga ja seda tasub teha paar korda aastas ning kindlasti pärast iga kodulehe uuendust. Kõige ausam test on see kui saadad päringu võõralt aadressilt, mis ei ole sinu enda domeeni all ja lased seda teha ka kellelgi väljastpoolt.

• Päringu saatmine telefonist ja arvutist, mõlemast eraldi.
• Kontroll, kas kiri jõudis postkasti ja kas see ei istu rämpsposti kaustas.
• Kontroll, kas saatja sai automaatse kinnituskirja.
• Kontroll, kas tänuleht või kinnitusteade ilmus nähtavale.
• Vastamise aja mõõtmine: mitu tundi läks päris vastuseni.

Kui midagi jääb vahele, siis on viga tavaliselt ühes kolmest kohast: saatmise seadistus, postkasti valik või vastutaja puudumine. Kõik kolm on parandatavad ilma kodulehte ümber tegemata. Näited valminud lahendustest on koondatud lehele tehtud tööd.

Kui soovid, et keegi vaataks su vormi ja päringute teekonna kõrvalt üle, siis sobib selleks kontakt ja tasuta audit. Kodulehe ja lisade maksumus on kirjas lehel hinnad, kodulehe hind algab 790 € + km ja majutus on 0 €.