Laoarvestus Excelis: millal tabel enam ei piisa

Laoarvestus Excelis on paljude väikeettevõtete jaoks täiesti mõistlik algus. Tabel ei maksa midagi lisaks, see on igas arvutis olemas ja laoseisu saab kirja panna juba samal päeval. Samas on Excelil piir, millest edasi hakkab tabel tööaega ja raha kulutama rohkem kui kokku hoiab. Selles artiklis vaatame, kus see piir jookseb, millised märgid näitavad selle ületamist ja mida laoprogramm teisiti teeb.

Millal Excel veel toimib

Excel sobib laoarvestuse pidamiseks seni, kuni tabelit muudab üks inimene ja liikumisi on päevas vähe. Kui võtad ise kauba vastu, sisestad ise müügid ja teed ise inventuuri, siis on fail sinu kontrolli all ja iga viga on sinu enda leida. Sellises olukorras ei ole kuutasulist programmi mõtet osta, sest tabel täidab sama rolli tasuta.

Oluline on aru saada, et piiri ei määra artiklite arv. Kakssada toodet võib olla hästi hallatav ja kaks tuhat samuti seni, kuni liikumisi on päevas mõni üksik. Määrav on hoopis liikumiste arv päevas ja inimeste hulk, kes faili avavad. Excel on ehitatud ühe kasutaja tööriistaks. Kaks inimest ei saa sama faili samal ajal turvaliselt muuta. Pilveversioonis tekivad konfliktid ja ülekirjutamised, kus ühe inimese sisestus kaob teise salvestuse alla. Teine nõrk koht on tehingulogi puudumine. Fail näitab hetkeseisu, aga mitte seda, kes millal kogust muutis ja miks. Kui laoseis ei klapi, siis ei ole võimalik tagantjärele leida, kust viga alguse sai.

Neli märki piiri ületamisest

Kõige kindlam viis piiri äratundmiseks on vaadata igapäevast tööd, mitte tabeli suurust. Järgmised neli märki näitavad, et laoarvestus Excelis on hakanud rohkem maksma kui korralik laoarvestuse programm väikeettevõttele maksaks.

• Laoseis failis ei klapi sellega, mis riiulis tegelikult on. Inventuur toob iga kord üllatuse ja parandused võivad võtta terve päeva.
• Müügiinimene lubab kliendile kaupa, mida laos ei ole, sest tema arvutis oli faili vananenud koopia.
• Valemid lähevad katki. Rea kustutamine, kopeerimine või sorteerimine võib lõhkuda viited ilma hoiatuseta ja viga võib välja tulla alles nädalaid hiljem.
• Faili kokkuviimine tegeliku laoseisuga võib võtta igal kuul mitu tundi ja see töö ei loo mingit väärtust.

Kui vähemalt kaks märki tunduvad tuttavad, siis on tabel oma piiri tõenäoliselt ületanud. Sellele lisandub veel üks mure, mida sageli ei märgata. Igaüks, kes faili avab, näeb ka ostuhindu ja marginaali, sest Excelis ei saa õigusi anda artikli või lao kaupa. Laoprogrammis näeb komplekteerija koguseid ja ostujuht hindu ning kumbki ei pea nägema rohkem kui tema töö nõuab.

Mitu ladu ja tootmine

On kaks olukorda, kus tabel läheb katki peaaegu alati. Need on teise lao lisandumine ja tootmine, kus komponentidest saab valmistoode. Mõlemad nõuavad, et üks sündmus tekitaks laoarvestuses mitu kannet korraga ja just seda on käsitsi tabelis kõige raskem järjekindlalt teha.

Kahe lao arvestus tabelis

Kahe lao arvestus nõuab, et iga liikumine oleks kirjas kaks korda. Kaup läheb ühest laost miinusesse ja teise laotabelisse plussi. Käsitsi pidades jääb üks pool tihti tegemata ja siis näitab üks ladu kaupa, mis on tegelikult juba teise lattu jõudnud või autos teel. Mida rohkem liikumisi kahe lao vahel on, seda kiiremini kasvab erinevus tabeli ja riiuli vahel. Laoprogramm teeb mõlemad kanded ühe liigutusega ja liikumine ei jää pooleli.

Tootmisarvestus väikeettevõttele

Tootmisarvestus väikeettevõttele eeldab retsepti ehk nimekirja sellest, millistest komponentidest ja millistes kogustes valmistoode koosneb. Iga toodetud ühik peab komponendid laost automaatselt maha kandma ja valmistoote lattu lisama. Excelis tähendab see valemite võrku, mis võib rea kustutamise või sorteerimise peale katki minna ilma hoiatuseta. Kui retsepte on kümme ja tooteid valmib iga päev, siis muutub käsitsi mahakandmine kiiresti kohaks, kus vead tekivad ja komponentide laoseis kaotab usaldusväärsuse.

Mida laoprogramm teeb teisiti

Laoprogrammi mõte ei ole ilusam tabel. Mõte on selles, et andmed on andmebaasis, kus iga kanne jätab jälje ja kus mitu inimest saab töötada samal ajal. Sellest tulenevad ka praktilised eelised, mida tabel pakkuda ei suuda.

• Tehingulogi näitab, kes ja millal iga koguse muutis, seega inventuuri erinevuse põhjuse saab üles leida.
• Vöötkoodilugeja tugi vähendab käsitsi sisestamise vigu kauba vastuvõtul ja komplekteerimisel.
• Õigusi saab anda rolli kaupa, seega ostuhinnad ja marginaal ei ole kõigile nähtavad.
• Laoseisu saab siduda e-poe või kassaga, sest liides vajab andmebaasi, mitte faili serveri kettal.

Laoprogrammi hind on Eestis enamasti kuutasu põhine kas kasutaja või ettevõtte kohta. Lisaks tasub arvestada ühekordse seadistuse ja algsaldode sisselugemise kuluga. Täpset summat ilma kasutajate arvu ja liideste vajadust teadmata öelda ei saa. Võrdluseks sobib Excelis püsimise tegelik kulu. See kulu on tööaeg, mis läheb käsitsi sisestamisele, inventuuri parandustele ja vigadest tekkinud üleliigse kauba haldamisele. Kui see aeg kokku lüüa, siis on kuutasu sageli väiksem kui igakuine käsitsi kokkuviimine maksma läheb.

Kuidas kolimine Excelist käib

Kolimine käib samm sammult ja kõige töömahukam osa ei ole programmi seadistamine. Kõige rohkem aega võtab artiklikaardi korrastamine. See tähendab üheseid koode, ühtseid ühikuid ja dublikaatide eemaldamist. Kui sama toode on tabelis kolme erineva nimega, siis läheb see segadus uude programmi kaasa, sest programm ei paranda korrastamata andmeid. Kui artiklikaart on korras, siis läheb ülejäänud kolimine üllatavalt kiiresti, sest programmid oskavad Exceli faili tavaliselt otse sisse lugeda.

Mõistlik järjekord näeb välja nii. Esimene samm on artiklikaardi puhastamine Excelis endas, sest seal on seda kõige kiirem teha. Teine samm on programmi valik ja seadistus, kus pannakse paika laod, riiulikohad ja kasutajate õigused. Kolmas samm on algsaldode sisselugemine, mille juurde sobib hästi korraline inventuur, sest siis algab uus süsteem tegeliku laoseisuga, mitte vana faili numbritega. Neljas samm on lühike paralleelperiood, kus mõlemat süsteemi peetakse kõrvuti ja erinevused vaadatakse üle enne tabeli lõplikku kõrvalejätmist. Viies samm on tabeli arhiveerimine, sest vana fail jääb ajaloo vaatamiseks alles, kuid keegi ei sisesta sinna enam midagi.

Kui tahad kõrvalpilku sellele, kas sinu tabel veel välja kannab, siis leiad meid lehelt kontakt ja tasuta audit. Vaatame sinu praeguse laoarvestuse koos üle ja anname hinnangu, kas Excel täidab veel oma rolli või on aeg edasi liikuda. Teenuste maksumuse ülevaate annab leht hinnad.