Varastokirjanpito Excelissä: milloin taulukko ei enää riitä

Varastokirjanpito Excelissä on monelle pienyritykselle täysin järkevä alku. Taulukko ei maksa mitään ylimääräistä, se löytyy jokaiselta koneelta ja varastosaldon saa kirjattua ylös jo samana päivänä. Excelillä on kuitenkin raja, jonka jälkeen taulukko kuluttaa työaikaa ja rahaa enemmän kuin säästää. Tässä artikkelissa katsomme, missä tuo raja kulkee, mitkä merkit kertovat sen ylittymisestä ja mitä varastonhallintaohjelma tekee toisin.

Milloin Excel vielä toimii

Excel sopii varastokirjanpitoon niin kauan kuin taulukkoa muokkaa yksi ihminen ja tapahtumia on päivässä vähän. Jos otat itse tavaran vastaan, syötät itse myynnit ja teet itse inventaarion, tiedosto on sinun hallinnassasi ja jokainen virhe on omin silmin löydettävissä. Tällaisessa tilanteessa kuukausimaksullista ohjelmaa ei kannata ostaa, koska taulukko täyttää saman tehtävän ilmaiseksi.

On tärkeä ymmärtää, ettei rajaa määritä nimikkeiden määrä. Kaksisataa tuotetta voi olla hyvin hallittavissa ja kaksituhatta myös, kunhan tapahtumia on päivässä vain muutama. Ratkaisevaa on sen sijaan päivittäisten tapahtumien määrä ja niiden ihmisten määrä, jotka tiedoston avaavat. Excel on rakennettu yhden käyttäjän työkaluksi. Kaksi ihmistä ei voi muokata samaa tiedostoa turvallisesti yhtä aikaa. Pilviversiossa syntyy ristiriitoja ja päällekirjoituksia, joissa yhden ihmisen syöttö katoaa toisen tallennuksen alle. Toinen heikko kohta on tapahtumalokin puuttuminen. Tiedosto näyttää hetkellisen tilanteen mutta ei sitä, kuka muutti määrää, milloin ja miksi. Jos varastosaldo ei täsmää, jälkikäteen ei ole mahdollista löytää, mistä virhe sai alkunsa.

Neljä merkkiä rajan ylittymisestä

Varmin tapa tunnistaa raja on katsoa päivittäistä työtä, ei taulukon kokoa. Seuraavat neljä merkkiä kertovat, että varastokirjanpito Excelissä on alkanut maksaa enemmän kuin kunnollinen pienyrityksen varastonhallintaohjelma maksaisi.

• Tiedoston varastosaldo ei täsmää sen kanssa, mitä hyllyssä oikeasti on. Inventaario tuo joka kerta yllätyksen ja korjauksiin voi mennä kokonainen päivä.
• Myyjä lupaa asiakkaalle tavaraa, jota varastossa ei ole, koska hänen koneellaan oli tiedoston vanhentunut kopio.
• Kaavat menevät rikki. Rivin poistaminen, kopiointi tai lajittelu voi rikkoa viittaukset ilman varoitusta, ja virhe voi tulla esiin vasta viikkoja myöhemmin.
• Tiedoston täsmäyttäminen todelliseen varastosaldoon voi viedä joka kuukausi useita tunteja, eikä tämä työ luo mitään arvoa.

Jos vähintään kaksi merkkiä tuntuu tutulta, taulukko on todennäköisesti ylittänyt rajansa. Tähän liittyy vielä yksi huoli, jota ei usein huomata. Jokainen tiedoston avaava näkee myös ostohinnat ja katteen, koska Excelissä oikeuksia ei voi antaa nimikkeen tai varaston mukaan. Varastonhallintaohjelmassa keräilijä näkee määrät ja ostopäällikkö hinnat, eikä kummankaan tarvitse nähdä enempää kuin työ vaatii.

Useampi varasto ja tuotanto

On kaksi tilannetta, joissa taulukko menee rikki lähes aina. Ne ovat toisen varaston mukaantulo ja tuotanto, jossa komponenteista syntyy valmis tuote. Molemmat vaativat, että yksi tapahtuma synnyttää varastokirjanpitoon useita kirjauksia kerralla, ja juuri tätä on käsin ylläpidetyssä taulukossa vaikeinta tehdä johdonmukaisesti.

Kahden varaston kirjanpito taulukossa

Kahden varaston kirjanpito vaatii, että jokainen siirto kirjataan kahdesti. Tavara menee yhdestä varastosta miinukselle ja toisen varaston taulukkoon plussalle. Käsin tehtäessä toinen puoli jää usein tekemättä, ja silloin toinen varasto näyttää tavaraa, joka on tosiasiassa jo toisessa varastossa tai autossa matkalla. Mitä enemmän siirtoja kahden varaston välillä on, sitä nopeammin kasvaa ero taulukon ja hyllyn välillä. Varastonhallintaohjelma tekee molemmat kirjaukset yhdellä toiminnolla, eikä siirto jää kesken.

Tuotannon kirjanpito pienyrityksessä

Tuotannon kirjanpito pienyrityksessä edellyttää reseptiä eli luetteloa siitä, mistä komponenteista ja missä määrissä valmis tuote koostuu. Jokaisen valmistetun yksikön pitää vähentää komponentit varastosta automaattisesti ja lisätä valmis tuote varastoon. Excelissä tämä tarkoittaa kaavojen verkkoa, joka voi mennä rikki rivin poistamisen tai lajittelun seurauksena ilman varoitusta. Jos reseptejä on kymmenen ja tuotteita valmistuu joka päivä, käsin tehtävästä vähentämisestä tulee nopeasti paikka, jossa virheet syntyvät ja komponenttien varastosaldo menettää luotettavuutensa.

Mitä varastonhallintaohjelma tekee toisin

Varastonhallintaohjelman idea ei ole kauniimpi taulukko. Idea on siinä, että tiedot ovat tietokannassa, jossa jokainen kirjaus jättää jäljen ja jossa useampi ihminen voi työskennellä yhtä aikaa. Tästä seuraavat myös käytännön edut, joita taulukko ei pysty tarjoamaan.

• Tapahtumaloki näyttää, kuka muutti mitäkin määrää ja milloin, joten inventaarioeron syy on löydettävissä.
• Viivakoodinlukijan tuki vähentää käsin syöttämisen virheitä tavaran vastaanotossa ja keräilyssä.
• Oikeuksia voi antaa roolin mukaan, joten ostohinnat ja kate eivät ole kaikkien nähtävillä.
• Varastosaldon voi yhdistää verkkokauppaan tai kassaan, koska rajapinta tarvitsee tietokannan eikä palvelimen levyllä olevaa tiedostoa.

Varastonhallintaohjelman hinta on Suomessa useimmiten kuukausimaksu joko käyttäjää tai yritystä kohti. Lisäksi kannattaa varautua kertaluonteiseen käyttöönoton ja alkusaldojen sisäänluvun kustannukseen. Tarkkaa summaa ei voi sanoa tuntematta käyttäjien määrää ja rajapintojen tarvetta. Vertailukohdaksi sopii Excelissä pysymisen todellinen kustannus. Se kustannus on työaika, joka menee käsin syöttämiseen, inventaariokorjauksiin ja virheistä syntyneen ylimääräisen tavaran hallintaan. Kun tämä aika lasketaan yhteen, kuukausimaksu on usein pienempi kuin kuukausittaisen käsin täsmäyttämisen hinta.

Miten siirtyminen Excelistä sujuu

Siirtyminen etenee askel kerrallaan, eikä työläin osa ole ohjelman käyttöönotto. Eniten aikaa vie nimikerekisterin siivoaminen. Se tarkoittaa yksiselitteisiä koodeja, yhtenäisiä yksiköitä ja kaksoiskappaleiden poistamista. Jos sama tuote on taulukossa kolmella eri nimellä, sekaannus siirtyy mukana uuteen ohjelmaan, koska ohjelma ei korjaa siivoamattomia tietoja. Kun nimikerekisteri on kunnossa, loppusiirto sujuu yllättävän nopeasti, sillä ohjelmat osaavat yleensä lukea Excel-tiedoston suoraan sisään.

Järkevä järjestys näyttää tältä. Ensimmäinen askel on nimikerekisterin puhdistaminen Excelissä itsessään, koska siellä se käy nopeimmin. Toinen askel on ohjelman valinta ja käyttöönotto, jossa määritellään varastot, hyllypaikat ja käyttäjien oikeudet. Kolmas askel on alkusaldojen sisäänluku, johon sopii hyvin säännöllinen inventaario, sillä silloin uusi järjestelmä alkaa todellisesta varastosaldosta eikä vanhan tiedoston luvuista. Neljäs askel on lyhyt rinnakkaisjakso, jossa molempia järjestelmiä ylläpidetään rinnakkain ja erot käydään läpi ennen taulukon lopullista hylkäämistä. Viides askel on taulukon arkistointi, sillä vanha tiedosto jää historian tarkasteluun mutta kukaan ei syötä sinne enää mitään.

Jos haluat ulkopuolisen näkemyksen siitä, riittääkö taulukkosi vielä, löydät meidät sivulta yhteystiedot ja maksuton auditointi. Käymme nykyisen varastokirjanpitosi yhdessä läpi ja arvioimme, täyttääkö Excel vielä tehtävänsä vai onko aika siirtyä eteenpäin. Palveluiden kustannuksista saat yleiskuvan sivulta hinnat.