Milliseid numbreid peaks väikeettevõtte juht iga päev ühelt ekraanilt nägema

Üks ekraan aitab sul kiiresti märgata, kas ettevõtte raha, müük ja töömaht vajavad tähelepanu. Hästi koostatud juhtimislaud väikeettevõttele ei näita võimalikult palju andmeid. See koondab ainult numbrid, mille põhjal saad kontrollida olukorda ja otsustada järgmise tegevuse.

Üks vaade säästab aega

Väikeettevõtte andmed asuvad sageli mitmes kohas. Pangakonto näitab raha, raamatupidamisprogramm arveid ning e postkast uusi päringuid. Tellimused võivad olla eraldi tabelis ja tööde kalender veel järgmises süsteemis. Sellises olukorras võib ettevõtte seisu kontrollimine võtta iga päev arvestatava aja.

Ettevõtte töölaud koondab tähtsamad numbrid ühte vaatesse. Selle eesmärk ei ole asendada raamatupidamist, kliendihaldust ega broneerimissüsteemi. Töölaud näitab kõrvalekallet ning võimaldab liikuda koondnumbrist algandmeteni. Nii saad kontrollida, millised arved on tähtaja ületanud või millised tellimused ootavad täitmist.

• Juhil kulub vähem aega eri süsteemidest numbrite otsimisele.
• Kõrvalekalded muutuvad nähtavaks enne järgmise kuu aruannet.
• Koondnumbri taga olevad tehingud ja tellimused jäävad kontrollitavaks.
• Sama näitaja tähendab kõigile töötajatele sama asja.

Dashboard väikeettevõttele on kasulik ainult siis kui selle andmed on ajakohased. Eilne pangajääk ja tänased tellimused võivad anda koos vale pildi. Iga näitaja juures peaks seetõttu olema näha, millal andmed viimati uuenesid ning millise perioodi kohta number käib.

Raha ja müük

Raha vajab tausta

Pangakonto jääk on vajalik number, kuid see ei kirjelda kogu rahalist seisu. Kontol võib olla piisavalt raha kuigi mõne päeva pärast tuleb tasuda palk, maksud või tarnijate arved. Samal ajal võivad klientide arved olla väljastatud, kuid veel laekumata. Juhtimislaual tasub seetõttu näidata pangajäägi kõrval lähiaja kohustusi, oodatavaid laekumisi ning tähtaja ületanud arveid.

Müügitulu vajab samuti võrdlust. Ühe päeva hea tulemus ei pruugi tähendada, et kuu eesmärk saab täidetud. Ettevõtte töölaud võiks näidata jooksva kuu müüki, seatud eesmärki ning eelmise võrreldava perioodi tulemust. Kui ettevõtte müük sõltub hooajast tuleb võrrelda ka sama perioodi varasema aastaga.

• Pangakonto jääk näitab olemasolevat raha.
• Tasumisele kuuluvad arved näitavad lähenevaid väljaminekuid.
• Oodatavad laekumised aitavad hinnata järgmiste nädalate rahavoogu.
• Tähtaja ületanud arved näitavad, milliste laekumistega tuleb tegeleda.
• Müügitulu võrdlus eesmärgiga näitab, kas tempo on piisav.

Need numbrid ei ole sama tähendusega ning neid ei tasu üheks rahalise seisu näitajaks kokku liita. Ametlike kohustuste ja riigi teenuste kontrollimiseks saab kasutada lehte eesti.ee ettevõtjale, kuid ettevõtte sisemine töölaud peab lähtuma sinu tegelikest maksetest ja tähtaegadest.

Päringud ja töömaht

Müügivoog näitab põhjust

Müügitulu kirjeldab juba toimunud müüki. Uute päringute, pakkumiste, tellimuste ja broneeringute arv näitab, milline võib olla järgmiste nädalate töömaht. Kui päringute arv langeb võib müügitulu vähenemine jõuda aruandesse alles hiljem. Juhtimislaud annab võimaluse seda muutust varem märgata.

Müügivoo etappe tasub vaadata eraldi. Kui päringuid tuleb piisavalt, kuid pakkumisi saadetakse vähe võib probleem olla vastamise kiiruses või töökorralduses. Kui pakkumisi saadetakse palju, kuid tellimusi tekib vähe vajavad kontrollimist hind, pakkumise sisu või sihtrühm. Koondnumber peab võimaldama avada ka algandmed, et juht saaks põhjuse üle kontrollida.

Teenuseettevõttes peab müügivoog olema seotud töömahuga. Tellimuste kasv ei ole kasulik kui töötajatel puudub nende täitmiseks aeg. Töölaual võiks kõrvutada broneeritud töötunnid, vaba võimekuse ning tähtajaks lõpetamata tööd. Selle kaudu saab märgata nii ülekoormust kui kasutamata ressurssi.

Veebilehe päringud ja broneeringud annavad juhtimisinfot ainult siis kui mõõtmine töötab korrektselt. Veebist tulevate aegade kogumiseks saab kasutada oma lehele lisatud broneerimissüsteemi. Päringute liikumist aitab omakorda korrastada lugu kontaktivormist kliendini.

Õigete mõõdikute valik

Ärianalüütika väikefirmale ei pea algama keerulise aruandlussüsteemiga. Esmalt tuleb sõnastada otsused, mida juht iga päev või iga nädal teeb. Kui number ei muuda ühtegi tegevust ega aita probleemi kontrollida ei pea see põhitöölaual olema.

Mõõdikute valimisel saab lähtuda neljast küsimusest. Kas number näitab tulemust või annab varajase hoiatuse? Kas andmed uuenevad piisavalt sageli? Kas kõigil kasutajatel on näitaja tähendusest sama arusaam? Kas koondnumbrist saab liikuda konkreetsete arvete, päringute või tellimusteni?

• Igal näitajal peab olema selge nimetus ja arvutusviis.
• Iga numbri juures peab olema nähtav periood.
• Olulisel kõrvalekaldel peab olema kokkulepitud piir.
• Näitaja eest peab vastutama kindel inimene või roll.
• Koondvaatest peab saama avada numbri lähteandmed.

Kõik numbrid ühes vaates ei tähenda, et kogu ettevõtte info peab mahtuma ühele ekraanile. Põhivaade võiks näidata raha, müüki, müügivoogu ja töömahtu. Detailsemad aruanded võivad avaneda eraldi. Nii püsib ettevõtte töölaud loetav ning juht näeb kõigepealt seda, mis vajab tegevust.

Veebilehe nähtavuse andmed võivad olla eraldi vaates. SEO-teenus aitab jälgida otsingupositsioone ja veebilehe arengut, kuid need numbrid vajavad seost päringute ning müügiga. Külastuste arv üksi ei näita, kas ettevõte teenis rohkem tulu.

Millal andmed automatiseerida

Käsitsi täidetav tabel võib olla sobiv algus kui andmeallikaid on vähe ja numbreid uuendatakse harva. Probleem tekib siis kui töötajad kopeerivad samu andmeid iga päev mitmesse faili. Käsitöö suurendab võimalust, et valem jääb muutmata või kasutusele satub vana failiversioon.

Automaatset andmevahetust tasub kaaluda kui töölaud vajab igapäevast uuendamist, andmed pärinevad mitmest süsteemist või nende koondamine võtab regulaarselt aega. Automatiseerimine ei paranda puudulikke lähteandmeid. Enne ühenduste tegemist peavad tellimuse, müügi ja tasumata arve definitsioonid olema üheselt kokku lepitud.

Esimene versioon võib sisaldada ainult mõnda põhinäitajat. Pärast kasutamist selgub, millised numbrid aitavad otsustada ning millised jäävad tähelepanuta. Alles seejärel saab lisada uusi vaateid või automaatseid teavitusi. Selline samm sammult arendus hoiab töölaua selge ja vähendab ebavajaliku töö tegemist.

Lahenduse maksumus sõltub andmeallikatest, ühenduste võimalustest ja vaadete arvust. Veebilahenduste hinnad annavad ülevaate tavateenustest, kuid ettevõtte juhtimislaud vajab eraldi töömahu hindamist. Enne pakkumist tuleb üle vaadata, kus andmed asuvad ning kui sageli need peavad uuenema.

Kui soovid hinnata, millised numbrid võiksid sinu ettevõtte töölaual olla võta ühendust lehel kontakt ja tasuta audit. Vaatame olemasolevad andmeallikad üle ning selgitame, milline lahendus on tehniliselt teostatav.