Kuidas näha personali voolavust osakondade kaupa ilma käsitsi arvutamata

Saad osakondade tööjõu muutust jälgida ühelt ekraanilt ning vähendada eri failide võrdlemisele kuluvat aega. Personali voolavus osakondade kaupa muutub automaatselt arvutatavaks siis kui töötajate andmed on ühesuguse ülesehitusega ning arvutusreegel püsib kõigi osakondade jaoks sama. Nii näed valitud perioodi lahkumisi ja nende põhjuseid ilma igakuise käsitsi arvutamiseta.

Ühtsed andmed enne arvutust

Voolavuse arvutamiseks on vaja vähemalt töötaja töösuhte alguskuupäeva ja lõppkuupäeva ning osakonda. Iga töötaja juures peab osakonna nimi olema kirjutatud ühtemoodi. Näiteks müügiosakond ja müük võivad inimese jaoks tähendada sama üksust, kuid automaatne aruanne käsitleb neid kahe erineva osakonnana.

Vajalikud väljad

Andmetabelis või personalisüsteemis võiksid olla väljad, mis võimaldavad eristada aktiivseid ja lahkunud töötajaid ning lahkumise asjaolusid. Voolavuse jälgimiseks on tavaliselt vaja järgmisi andmeid:

• töötaja tunnus või number, mis ei muutu;
• töösuhte alguskuupäev ja lõppkuupäev;
• osakonna ühtne nimi või kood;
• lahkumise liik ja võimaluse korral põhjus;
• osakonnavahetuse kuupäevaga ajalugu.

Osakonnavahetuse ajalugu on oluline, sest töötaja võis vaadeldava perioodi jooksul liikuda ühest üksusest teise. Ilma kuupäevata võib lahkumine minna praeguse osakonna arvestusse kuigi töötaja töötas suurema osa perioodist mujal. Kui andmed on mitmes failis, aitab neid esmalt ühendada sama loogika järgi. Selle kohta saad lugeda artiklist kuidas saada mitme Exceli tabeli numbrid ühte vaatesse.

Püsiv arvutusreegel

Personali voolavuse määr leitakse tavaliselt perioodi jooksul lahkunud töötajate arvu ja sama perioodi keskmise töötajate arvu suhtena. Tulemus esitatakse protsendina. Et osakondade võrdlus oleks sisuline, peab sama valem kehtima kõigile üksustele ja kõigile võrreldavatele perioodidele.

Keskmine töötajate arv

Keskmise töötajate arvu saab leida perioodi alguse ja lõpu töötajate arvu põhjal. Teine võimalus on kasutada kuu või nädala hetkeseise. Sagedasemad hetkeseisud võivad anda täpsema tulemuse ettevõttes, kus töötajate arv muutub perioodi jooksul palju. Valitud meetod tuleb kirja panna ning juhtimislaual nähtavaks teha. Nii saab kasutaja aru, mille põhjal näit arvutati.

Samuti tuleb määrata, millised lahkumised lähevad voolavuse arvestusse. Vabatahtlik lahkumine ja tööandja algatusel lõppenud töösuhe annavad juhile erinevat teavet. Eraldi saab käsitleda ka tähtajalise lepingu lõppu ja pensionile jäämist. Kui kõik põhjused liita üheks näitajaks, võib oluline erinevus osakondade vahel jääda märkamatuks.

Arvutusreegli muutmisel peab säilima teadmine, millise reegliga varasemad tulemused leiti. Vastasel juhul võib näit muutuda arvutusviisi tõttu kuigi tegelik lahkumiste arv jäi samaks.

Andmed jõuavad juhtimislauda

Automaatne juhtimislaud saab andmed personalisüsteemist või palgasüsteemist või korrapäraselt uuendatavast failist. Sobiv lahendus sõltub sellest, kus andmed praegu asuvad ning kui sageli peab juhtimisvaade uuenema. Personalisüsteemi olemasolu ei tähenda automaatselt, et osakondade voolavuse vaade on kohe kasutatav. Andmeväljad ja arvutusreeglid vajavad enne seadistamist.

Failipõhise lahenduse korral saab kokku leppida kindla tabeli ülesehituse. Uus fail asendab eelmise või lisab uue perioodi andmed olemasolevale ajaloole. Süsteem kontrollib vajalike veergude olemasolu ning arvutab tulemused uuesti. See vähendab käsitsi kopeerimist, kuid algandmete sisestamine jääb endiselt ettevõtte vastutusele.

Juhtimislaud võib näidata töötajate arvu ja lahkumiste arvu ning voolavuse määra ühes vaates. Lisaks saab valida perioodi ja osakonna ning lahkumise liigi. Nii ei pea personalijuht iga küsimuse jaoks uut tabelit koostama. Juhtimisvaate kavandamisel aitab läbi mõelda ka see, milliseid numbreid peaks juht ühelt ekraanilt nägema.

Kui lähteandmete kontroll puudutab töötamise registri kandeid, leiab ametliku teabe Maksu- ja Tolliameti veebilehelt.

Osakondade sisuline võrdlus

Osakondade võrdlemisel ei piisa ainult protsendi vaatamisest. Väikese töötajate arvuga osakonnas võib üks lahkumine näitu tugevalt muuta. Seetõttu võiks juhtimislaud näidata protsendi kõrval ka lahkunud töötajate arvu ja osakonna keskmist töötajate arvu. Need numbrid annavad tulemusele vajaliku tausta.

Perioodi valik mõjutab samuti järeldust. Ühe kuu näit võib kõikuda rohkem kui pikema perioodi tulemus. Juhtimislaud saab kuvada kuud ja kvartalit ning aastat sama arvutusreegli järgi. Nii näed lühiajalist muutust ning saad kontrollida, kas sama suund jätkub pikema aja jooksul.

Kasulikud võrdlused võivad olla järgmised:

• vabatahtlikud lahkumised osakondade kaupa;
• tööandja algatusel lõppenud töösuhted;
• voolavuse muutus võrreldes eelmise perioodiga;
• lahkumised töötamise kestuse järgi;
• lahkumise põhjused valitud osakonnas.

Juhtimislaud ei selgita iseseisvalt, miks töötajad lahkuvad. See näitab üksusi ja perioode, kus muutus vajab lähemat uurimist. Seejärel saab vaadata vestluste kokkuvõtteid ja töökorralduse muutusi ning muid ettevõttes kogutud andmeid. Automatiseeritud arvutus aitab tähelepanu õigesse kohta suunata, kuid juhtimisotsus vajab alati konteksti.

Kvaliteet ja ligipääsud

Automatiseerimine kasutab neid andmeid, mis süsteemi sisestatakse. Puuduv lõppkuupäev võib jätta lahkunud töötaja aktiivsete hulka ning erinevalt kirjutatud osakonnanimed võivad tekitada juhtimislauda eraldi read. Seetõttu vajavad lähteandmed enne ühendamist kontrolli ning edaspidi kindlaid sisestusreegleid.

Andmete kvaliteedi kontroll saab olla osaliselt automaatne. Süsteem võib esile tuua puuduva osakonna ja vigase kuupäeva ning tundmatu lahkumise põhjuse. Vastutav töötaja saab vead parandada enne raporti uuendamist. Nii ei pea kogu tabelit rida realt üle vaatama.

Personaliandmete puhul tuleb piirata ligipääsu vastavalt kasutaja rollile. Ettevõtte juht võib näha kõigi osakondade koondtulemusi ning osakonnajuht ainult enda üksuse näitajaid. Juhtimisvaade ei pea kuvama töötajate nimesid siis kui eesmärk on jälgida osakonna üldist voolavust. Isikupõhised andmed saab jätta ainult neile kasutajatele, kelle tööülesanne neid nõuab.

Lahenduse ulatus sõltub andmeallikate arvust ja vajalikest seostest ning uuendamise sagedusest. Näiteid varasematest lahendustest näed lehel tehtud tööd ning teenuste üldise maksumuse leiad lehelt hinnad.

Kui soovid teada, kuidas sinu praegused personaliandmed juhtimisvaatesse koondada, vaata lehte kontakt ja tasuta audit.