Ajanvarausjärjestelmä pienyritykselle: mitä eroa on omilla sivuilla ja vieraalla alustalla

Ajanvarausjärjestelmä on yksi niistä asioista, joita pienyrittäjä lykkää usein eteenpäin, koska puhelin ja Facebook-viestit tuntuvat toimivan. Toimivathan ne, mutta jokainen soitto keskeyttää työn ja jokainen vastaamaton viesti on mahdollisesti menetetty asiakas. Kun päätös on lopulta kypsä, herää seuraava kysymys: laitetaanko ajanvaraus omille kotisivuille vai mennäänkö isolle alustalle, joka lupaa tuoda asiakkaita itse? Käydään molemmat vaihtoehdot läpi ja katsotaan, milloin kumpikin sopii.

Mistä alustalla oikeasti maksat

Ajanvarausalustat tienaavat yleensä kolmella tavalla: kuukausimaksulla, jokaisesta varauksesta perittävällä välityspalkkiolla tai molemmilla yhtä aikaa. Kuukausimaksu on selkeä ja ymmärrettävä kulu. Välityspalkkio on ovelampi, koska se näyttää aluksi pieneltä. Pari euroa varausta kohden ei tunnu suurelta summalta, mutta sadan kuukausittaisen varauksen kohdalla siitä tulee jo huomattava osa liikevaihdosta.

Välityspalkkio kasvaa mukanasi

Tässä on välityspalkkion epämiellyttävin ominaisuus: mitä paremmin sinulla menee, sitä enemmän maksat. Kuukausimaksu pysyy samana, vaikka varausten määrä kaksinkertaistuisi. Välityspalkkio kaksinkertaistuu varausten mukana. Rahan lisäksi maksat alustalla vielä kahdella asialla:

• Asiakassuhde. Alustan kautta varanneen asiakkaan sähköpostiosoite ja puhelinnumero kuuluvat teknisesti alustan asiakasrekisteriin, joten et voi aina käyttää niitä suoramarkkinointiin.
• Huomio. Alusta näyttää profiilisi vieressä myös kilpailijat. Asiakas, joka tuli sinun luoksesi, saattaa seuraavalla kerralla varata naapurisalongista, koska alusta ehdotti sitä hänelle itse.

Näitä kuluja ei näy laskulla erikseen, mutta ne vaikuttavat liiketoimintaasi pitkällä aikavälillä.

Mikä muuttuu omalla verkkotunnuksella

Kun ajanvaraus tapahtuu kotisivuilla omalla verkkotunnuksellasi, kuva muuttuu olennaisesti. Ensinnäkin koko asiakassuhde jää sinulle: nimi, yhteystiedot ja varaushistoria ovat omassa tietokannassasi, ja voit käyttää niitä tietosuojaselosteen mukaisesti esimerkiksi muistutuksiin tai kanta-asiakastarjouksiin. Toiseksi sinun sivuillasi ei koskaan näytetä kilpailijoita. Asiakas näkee vain sinun palvelusi ja hintasi.

Mittaaminen ja näkyvyys paranevat

Omilla sivuilla tehty varaus on mitattava konversio. Sen voi yhdistää Google Analyticsiin, Google Adsiin ja Metan mainontaan, mikä tarkoittaa, että näet tarkalleen, mikä mainos tuo varauksia ja mikä polttaa rahaa. Alustalla tämä osa asiakkaan polusta jää yleensä mittaamisen ulkopuolelle. Lisäksi omilla sivuilla tapahtuva ajanvaraus tukee hakunäkyvyyttä, koska palvelu- ja hintasivut indeksoidaan sinun verkkotunnuksesi alle. Jos haluat, että tämä puoli kasvaa johdonmukaisesti, auttaa myös hakukoneoptimointi. Oman järjestelmän ei tarvitse olla kallis kehitysprojekti. DigiOP:n ajanvarausjärjestelmä maksaa 19 € kuussa + alv ja sisältää kalenterin synkronoinnin Google Calendarin kanssa sekä automaattiset vahvistus- ja muistutusviestit.

Kenelle alusta silti sopii

Rehellisesti sanottuna on tilanteita, joissa alusta on järkevä valinta. Jos aloitat täysin nollasta eikä sinulla ole vielä kotisivuja tai yhtään asiakasta, alusta antaa nopean startin. Tilin saa tehtyä yhtenä iltana ja ensimmäiset varaukset voivat tulla jo viikon sisällä. Nopea start on alustan suurin vahvuus, eikä sitä kannata vähätellä. Alusta sopii myös lisäkanavaksi silloin, kun ihmiset etsivät sinun alallasi palvelua tottumuksesta juuri sieltä. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä yksi yleinen harhaluulo: alusta ei useimmiten tuo aidosti uusia asiakkaita niin paljon kuin mainoksissa luvataan. Suuri osa alustalla tehdyistä varauksista tulee ihmisiltä, jotka tunsivat sinut jo ennestään ja jotka olisivat tulleet myös kotisivuillesi. Silloin maksat välityspalkkiota asiakkaasta, jonka toit itse. Toinen harhaluulo on se, että oma järjestelmä olisi iso ja kallis projekti. Yleisin ratkaisu on päinvastoin valmiin järjestelmän asentaminen omalle verkkotunnuksellesi, jolloin ulkoasu, hinnasto ja sähköpostit ovat sinun näköisiäsi.

Yhdistelmämalli toimii parhaiten

Useimmille pienyrityksille sopii parhaiten yhdistelmä, jossa kotisivut ovat pääkanava ja alusta jää lisäkanavaksi. Käytännössä se näyttää tältä: kotisivuillasi on selkeä varausnappi, jota käyttävät kanta-asiakkaat ja kaikki, jotka löytävät sinut hausta tai mainoksesta. Alusta jää paikaksi, josta aidosti uudet ihmiset voivat löytää sinut. Kun uusi asiakas on käynyt kerran, ohjaat hänet seuraavalla kerralla varaamaan suoraan kotisivuilta, esimerkiksi muistutusviestissä olevalla linkillä. Näin välityspalkkioiden osuus pienenee ajan myötä itsestään eikä alustasta tarvitse luopua äkillisesti. Tässä mallissa kannattaa tietää yksi alustojen ominaisuus: jos päätät jossain vaiheessa lähteä alustalta, varaushistoria ja arvostelut jäävät yleensä alustalle. Ne eivät siirry automaattisesti mukanasi. Mitä aiemmin pääosa varauksista alkaa siirtyä omalle verkkotunnuksellesi, sitä kivuttomampi siirtymä on aikanaan. Mobiilinäkymä on tässä erityisen tärkeä, koska suurin osa varauksista tehdään puhelimella, ja jos sivu latautuu hitaasti, osa varauksista jää kesken.

Mitä kannattaa tarkistaa ennen allekirjoitusta

Valitsit sitten alustan tai oman sivuston ratkaisun, muutama asia kannattaa käydä rauhassa läpi ennen sopimuksen tekemistä. Tässä on tarkistuslista, jonka ehtii käydä läpi kymmenessä minuutissa:

• Hinnoittelumalli: maksatko kuukausimaksua, välityspalkkiota vai molempia, ja mitä laskulle tapahtuu, kun varausten määrä kasvaa?
• Tiedot: kenelle asiakkaiden yhteystiedot kuuluvat ja saatko ne mukaasi, jos lähdet?
• Muistutukset: lähettääkö järjestelmä automaattisesti vahvistus- ja muistutusviestit sähköpostilla tai tekstiviestillä? Ne vähentävät peruuttamatta jääneiden aikojen määrää.
• Kalenteri: synkronoituuko järjestelmä Google Calendarin kanssa, jotta tuplavarauksia ei synny?
• Ennakkomaksu: voitko pyytää varauksen yhteydessä ennakkomaksun tai vakuuden, ja minkä maksuratkaisun kautta se liikkuu?
• Tietosuoja: sinä olet rekisterinpitäjä ja alusta on yleensä henkilötietojen käsittelijä, joten tietosuojaselosteesi pitää kertoa, minne tiedot liikkuvat.

Jos jokin vastaus jää myyjällä sumuiseksi, sekin on jo vastaus. Selkeä hinnoittelumalli ja selkeä omistajuus tietoihin ovat kaksi tärkeintä asiaa, jotka jokaisen toimittajan pitää pystyä selittämään yhdellä lauseella.

Jos haluat ennen päätöstä tietää, mitä tämä sinulle maksaisi, löydät tarkat luvut sivulta hinnat. Ensimmäiseksi askeleeksi sopii hyvin myös yhteydenotto ja maksuton auditointi, jossa käymme nykyisen ajanvarausratkaisusi yhdessä läpi.