Ajanvarausjärjestelmä verkkosivuille: näin se saadaan toimimaan nykyisillä sivuilla

Ajanvarausjärjestelmä verkkosivuille ei tarkoita uusien verkkosivujen tekemistä. Jos sinulla on jo toimivat sivut, ajanvarauksen lisääminen tarkoittaa valintaa kolmen teknisen tien välillä sekä nykyisten sivujen ja kalenterin yhdistämistä toisiinsa. Tässä jutussa katsotaan, milloin järjestelmää oikeasti tarvitaan, mitä vaihtoehtoja on olemassa, mitä valinnassa kannattaa miettiä ja paljonko tämä kaikki maksaa.

Milloin ajanvarausta tarvitaan

Selkein merkki on se, että ajat sovitaan puhelimessa, sähköpostilla ja Facebook-viesteillä ja jokainen varaus vaatii useita viestejä edestakaisin. Se aika on suoraan sinun työaikaasi, joka ei tuota mitään. Aikojen varaaminen verkkosivuilla ratkaisee useita huolia yhdellä kertaa. Tyypilliset tilanteet, joissa verkkoajanvaraus maksaa itsensä nopeasti takaisin:

• aika menee viesteihin ja puheluihin vastaamiseen eikä varsinaiseen työhön;
• sama aika lupautuu vahingossa kahdelle asiakkaalle eli syntyy tuplavaraus;
• asiakkaat haluavat varata ajan illalla tai viikonloppuna, kun kukaan ei vastaa puhelimeen;
• osa asiakkaista jää yksinkertaisesti tulematta, koska muistutusta ei lähetetä.

Tällainen tarve syntyy useimmin parturi-kampaamoissa ja kauneushoitoloissa, hieronnassa, hammashoidossa, autokorjaamoissa, koulutuksissa, saunoissa ja majoituksessa sekä konsultaatioiden yhteydessä. Puhelin jää käyttöön myös järjestelmän lisäämisen jälkeen, mutta osa asiakkaista ei soita lainkaan ja menee muualle, jos verkossa varaamisen mahdollisuutta ei ole. Jos varauksia on pari viikossa, viesteillä pärjää vielä. Jos niitä on useita päivässä, käsityö alkaa nopeasti kaatua ja virheet lisääntyvät.

Kolme tapaa lisätä ajanvaraus

Jos etsit vastausta kysymykseen, miten ajanvaraus lisätään verkkosivuille, vaihtoehtoja on käytännössä kolme. Ensimmäinen tie on ulkoinen valmispalvelu. Se toimii kaikilla verkkosivuilla, koska varausnäkymä avautuu joko erillisestä linkistä tai on sijoitettu sivulle upotettuna ikkunana eli iframena. Sivuillesi tulee yksi painike ja yksi alasivu, muuta ei tarvitse muuttaa. Tämä on nopein tie, mutta ulkoasu ei välttämättä sovi täysin yhteen muiden sivujen kanssa.

Toinen tie on WordPress-ajanvarausjärjestelmä eli lisäosa, joka asennetaan suoraan sivuillesi. Varaukset jäävät omaan tietokantaasi ja sivujen ulkoasu pysyy yhtenäisenä. Tämä edellyttää, että sivut ovat WordPressissä ja joku pitää lisäosan päivitykset kunnossa.

Kolmas tie on räätälöity ratkaisu, joka rakennetaan juuri sinun työnkulkusi mukaan. Se on järkevä silloin, kun palveluita, työntekijöitä ja toimipisteitä on paljon ja valmisratkaisut jäävät liian ahtaiksi. Alussa se on kalliimpi, mutta kuukausimaksua ei välttämättä synny lainkaan. DigiOP:n ajanvarausjärjestelmä kuuluu ensimmäiseen ryhmään: yhdistämme sen nykyisiin sivuihisi ja asetamme kalenterin yhdessä sinun kanssasi.

Mitä valinnassa kannattaa miettiä

Järjestelmän valinta ei ole vain hinnan kysymys. Ennen päätöstä kannattaa miettiä, miltä päiväsi oikeasti näyttää: montako työntekijää ottaa aikoja vastaan, kuinka pitkiä palvelut ovat ja tarvitaanko asiakkaalta ennakkomaksu.

Kalenteri ja tuplavaraukset

Jos otat aikoja vastaan myös puhelimessa, järjestelmän pitää olla yhdistetty samaan kalenteriin, jossa muut aikasi elävät. Google-kalenterin tai Outlookin yhdistäminen estää tilanteen, jossa sama aika myydään kahteen kertaan. Ilman sitä tuplavaraus syntyy ennemmin tai myöhemmin.

Maksut ja muistutukset

Automaattinen vahvistus ja sähköpostiin lähetettävä muistutus löytyvät useimmista järjestelmistä, tekstiviesti on yleensä erikseen maksullinen lisä. Saapumatta jäämistä vähentää parhaiten ennakkomaksu tai täysi maksu varauksen hetkellä. Siihen tarvitaan maksuratkaisun liitäntä, esimerkiksi Stripen tai Paytrailin kautta.

Kaksi asiaa jää usein huomaamatta. Ensinnäkin varaussivun pitää olla mobiilissa nopea ja yksinkertainen, koska suurin osa varauksista tehdään puhelimella. Jos sivu latautuu hitaasti, osa varauksista jää yksinkertaisesti tekemättä. Sivun nopeuden voi mitata ilmaiseksi Googlen työkalulla PageSpeed Insights. Toiseksi keräät henkilötietoja, kuten nimen ja puhelinnumeron, joten tarvitset tietosuojailmoituksen ja tiedon siitä, missä tietoja säilytetään.

Mitä ajanvarausjärjestelmä maksaa

Ajanvarausjärjestelmän hinta koostuu yleensä yhdestä kolmesta mallista:

• kuukausimaksuun perustuva valmispalvelu, jossa maksat joka kuukausi ja saat päivitykset sekä tuen mukaan;
• kertaluonteinen lisenssi WordPress-lisäosaan, johon tulee päälle asetustyö;
• räätälöity ratkaisu, joka tilataan työnä ja on alussa kalliimpi, mutta ilman jatkuvaa kuukausimaksua.

Ilmaisversiot kattavat useimmiten yhden työntekijän ja yksinkertaisen kalenterin. Maksut, useat toimipisteet, palvelukohtainen kesto ja muistutukset kuuluvat yleensä maksulliseen pakettiin. Juuri useamman työntekijän ja useamman toimipisteen tuki on se kohta, jossa halvat ratkaisut loppuvat kesken. Vertailussa kannattaa katsoa vuoden kokonaiskulua, ei vain ensimmäisen kuukauden lukua.

DigiOP:lla ajanvarausjärjestelmä maksaa 19 € kuukaudessa + alv. Tarkemmat luvut ja muiden palveluiden hinnat löytyvät sivulta hinnat. Jos sinulla ei vielä ole toimivia verkkosivuja, verkkosivujen hinta on 790 € + alv ja ajanvaraus voidaan rakentaa heti sisään.

Miten käyttöönotto etenee vaihe vaiheelta

Käyttöönotto on helpompaa kuin ensi silmäyksellä tuntuu ja näyttää useimmiten tältä: ensin kartoitetaan palvelut, niiden kestot ja hinnat. Sen jälkeen valitaan sopiva järjestelmä ja yhdistetään se kalenteriin, jossa aikasi jo elävät. Sitten nykyisille sivuille lisätään varaussivu ja painike valikkoon. Ennen julkaisua tehdään pari koevarausta, jotta vahvistukset ja muistutukset todella menevät perille. Koko työ nykyisten sivujen osalta rajoittuu yleensä yhteen uuteen sivuun ja yhteen painikkeeseen, verkkosivuja ei tarvitse tehdä uudelleen. Jos sivut eivät ole WordPressissä, se ei ole este, koska ulkoinen palvelu toimii linkkinä tai upotettuna ikkunana kaikilla sivuilla.

Hyvä uutinen on myös se, että järjestelmän vaihtaminen myöhemmin on helpompaa kuin luullaan. Palvelut ja ajat saa uuteen järjestelmään nopeasti, mutta vanha varaushistoria ei välttämättä tule mukana. Siksi raportit kannattaa tallentaa itselle ennen vaihtoa. Aiempia töitämme näet sivulta tehdyt työt.

Jos et ole varma, mikä tie on sinun sivujesi ja työnkulkusi kannalta järkevin, helpoin alku on lyhyt keskustelu. Sivulla yhteystiedot ja ilmainen auditointi voit pyytää arvion ilman myyntipainetta.